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Come scrivere un preventivo: consigli per farlo al meglio

Come scrivere un preventivo: consigli per farlo al meglio
Potrebbe sembrare una banalità, ma spesso e volentieri in ambito lavorativo ci si perde su quella che dovrebbe invece essere un’operazione basilare, semplice. La formulazione di un preventivo scritto. Un documento riepilogativo di spesa che viene richiesto dal cliente e fornito dal professionista (o azienda) all’interno del quale si vanno a riepilogare le varie voci con relative spese.
Fattore che non molti conoscono: spesso e volentieri la scelta finale del cliente viene orientata anche dal modo in cui un preventivo viene presentato. Non soltanto dalla cifra indicata, che ovviamente ha tutto il proprio peso dato che il portafogli è sempre un elemento da tenere in considerazione. Ma anche il livello di professionalità, la completezza del preventivo, i dettagli.
Quali sono i consigli per inviare un preventivo corretto, impeccabile, che abbia buone possibilità di essere accettato? Vediamone alcuni qui di seguito, partendo dal fatto che un preventivo può essere realizzato con vari strumenti, semplici fogli di testo, ma anche (per le esigenze più complesse, magari per indicare diverse voci) con fogli di calcolo, nel caso di preventivo Excel che permette di essere estremamente precisi e dettagliati:
1. Indicazioni in calce: si parla di data di spedizione del preventivo, numero ed ovviamente indicazioni del professionista o della azienda, meglio se inserite come sfondo stile carta intestata. Per quanto riguarda la data, può essere utile anche indicare una scadenza temporale entro la quale il preventivo è valido.
2. Dati delle controparti: ovvero, di chi invia il preventivo e del cliente. scritti correttamente, completi di ogni indicazione che possa essere utile allo scopo finale. Nel caso di aziende di grandi dimensioni può essere utile indicare il nome del referente che sta trattando con il cliente, per dare un’identità ed un riferimento.
3. Prezzo: è la parte principale, la ragione per la quale si richiede un preventivo. Capire quanto si andrà a spendere e per quali servizi. Importante quindi è inserire le varie voci in modo chiaro, didascalico ma preciso; e, accanto a ciascuna di queste, il relativo prezzo da pagare. È bene inserire anche eventuali costi extra onde evitare spiacevoli sorprese al cliente.
4. Tempistiche di consegna: ovviamente, una volta indicato il servizio ed il relativo costo non può mancare la voce riferita ai tempi per la consegna del lavoro.
In linea generale è bene che un preventivo sia chiaro, comprensibile, facile da leggere: non troppo discorsivo, altrimenti di rischia di distogliere l’attenzione, ma comunque andando ad evidenziare al meglio tutte le informazioni di cui il cliente può aver bisogno.
Dal modo in cui verrà presentato un preventivo dipenderà la scelta finale del cliente; anche questo è un elemento che potrebbe far propendere la decisione per la nostra azienda, piuttosto che per quella di un competitor.

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